M-Files
Plattform für Dokumentenmanagement

Ja, M-Files bietet umfassende Funktionen zur Gewährleistung der Revisionssicherheit und rechtskonformen Archivierung von Dokumenten. Die Plattform bietet eine rechtskonforme Archivierung und ermöglicht die Einhaltung von rechtlichen Bestimmungen, wie beispielsweise der DSGVO, ISO 9001 oder HIPAA. Aufbewahrungsfristen können intelligent gemäss den gesetzlichen Anforderungen automatisch gesteuert werden.  M-Files nutzt eine metadatengesteuerte Struktur, die jede Version eines Dokuments erfasst und protokolliert. Dadurch bleiben sämtliche Änderungen nachvollziehbar, und es besteht kein Risiko, dass Daten verloren gehen oder manipuliert werden.

Die Implementierungskosten für die Einführung von M-Files können variieren und hängen von mehreren Faktoren ab, wie beispielsweise der Grösse und Komplexität des Unternehmens, der Anzahl der Benutzer, den gewünschten Funktionalitäten und der Integration mit anderen Systemen.

In der Regel starten wir das Erstprojekt mit einem konkreten Ziel und Anwendungsfall. Die Dienstleistung für Installation/Konfiguration sowie Begleitung und Consulting mit GoLive bewegt sich mehrheitlich im Rahmen von ca. 10'000 bis 25'000 CHF. Die Lizenzkosten pro User und Jahr starten bei 395 CHF.

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Dokumenten Management und Informationsmanagement. Es verfügt über 8000 Kunden und weltweit mehrere 100'000 Anwendern in über 100 Ländern. M-Files ist auch in der Schweiz weit verbreitet und wurde z.B. von Gartner in den jährlichen Evaluationen als "Leader" eingestuft. M-Files zeichnet sich zudem durch seine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit aus. M-Files bietet eine einfache Verwaltung und Workflow-Engine. Workflows können mit wenig Kenntnissen auch von Ihnen angepasst werden.

M-Files bietet nahtlose Integrationen mit führenden Finanzbuchhaltungs- und ERP-Systemen wie z.B. Abacus, Vertec, Sage 50, Sage 200, A3, Rimo, Immotop und Garaio REM sowie vielen weiteren. Bitte fragen Sie uns für Ihre Software an. Stammdaten wie z.B. Lieferanten und Kunden lassen sich von jeder SQL basierten ERP-Lösung beziehen. Zudem lässt sich jede Plattform, welche über eine API verfügt, an M-Files anbinden. M-Files ist eine offene Software und verfügt über verschiedene technologische Anbindungsmöglichkeiten.

M-Files eignet sich vor allem für die Dienstleistungs- und Finanzbranche, für Anwaltskanzleien sowie für das Gesundheitswesen, den öffentlichen Sektor als auch für das Bildungswesen und in der Forschung. Insbesondere auch bei Unternehmen, bei welchen das Qualitätsmanagement und HIPAA oder FDA CFR-Part 11 eine wichtige Rolle spielt, ist M-Files die geeignete Lösung.

Wir vereinen die notwendigen technischen und fachlichen Kompetenzen zu M-Files mit einem ausgeprägten Verständnis für betriebswirtschaftliche Prozesse. Bei Digitalisierungsprojekten steht der Mitarbeiter und seine Arbeitsgewohnheiten sowie die Unternehmensprozesse im Vordergrund. Dank unserem Komptenzmix können wir Sie ideal bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse unterstützen. Zudem verfügen wir über umfangreiche M-Files Templates, die auf Schweizer Bedürfnisse angepasst sind.

Nachdem Ihre Digitalisierungsziele, Ihre Bedürfnisse und Anforderungen besprochen wurden, setzen wir den Prototypen anhand unserer best-practice Lösung auf und führen anschliessend einen Workshop mit Ihnen durch. Dabei besprechen wir das konkrete SOLL-Konzept und implementieren das besprochene Konzept in 2-3 Iterationen. Sie können schon früh die Lösung "fühlen" und selbst testen. Wir begleiten Sie eng und stehen bei Fragen bei der Einführung jederzeit zur Verfügung.

Während DocuWare die ideale Dokumenten-Management und  Büro-Automationslösung für KMU darstellt, fokussiert M-Files eher auf das Thema "Informationsmanagement" und verfügt über einen spannenden Plattform-Ansatz, welcher vor allem in projektorientierten Unternehmen interessant sein kann. DocuWare eignet sich tendenziell besser für KMU in der Industrie oder im Handel, bei welchen klassische Bestell- und Rechnungsprozesse zentral sind. M-Files bietet bei projektbasierten Unternehmen wie z.B. Treuhändern spannende Mehrwerte. Auch bei allen Branchen, bei denen maximale Datensicherheit und ein intelligentes Berechtigungskonzept im Fokus steht, bietet M-Files ein paar Vorteile. M-Files betreiben wir zudem auf der Infrastruktur des Kunden, während DocuWare eine Software-as-a-Service Lösung aus der Cloud darstellt.