Dokumentenmanagement-System (DMS)

Dokumenten Management, oder kurz DMS, ist eine moderne Lösung, um den Umgang mit Geschäftsdokumenten zu vereinfachen. Stellen Sie sich ein digitales Archiv vor, in dem Sie all Ihre Unterlagen – von Verträgen über Rechnungen bis hin zu Berichten – sicher und geordnet ablegen können. Das Beste daran? Sie benötigen kein technisches Know-how. Als Geschäftsführer eines kleinen oder mittleren Unternehmens müssen Sie sich nicht um komplizierte Technologien kümmern. Ein DMS ermöglicht es Ihnen, Dokumente mühelos zu speichern, blitzschnell zu finden und problemlos mit Ihrem Team zu teilen. Diese smarte Lösung spart Zeit, schafft Ordnung in Ihren Abläufen und sorgt dafür, dass wichtige Informationen stets griffbereit und geschützt sind.

Ja, Microsoft SharePoint bietet grundsätzlich Funktionen zur Revisionssicherheit, die dazu beitragen, die Integrität und Nachvollziehbarkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Durch Versionierung, Zugriffskontrollen und Audit-Trails können Änderungen an Dokumenten verfolgt und protokolliert werden. SharePoint ermöglicht es Unternehmen, gesetzliche Anforderungen im Hinblick auf Datenintegrität und Compliance zu erfüllen. Aber Achtung: SharePoint ist nicht out-of-the-box revisionssicher und somit rechtskonform. Bei der Implementierung ist es wichtig, die individuellen Compliance-Bedürfnisse Ihres KMU zu berücksichtigen und die Einstellungen entsprechend anzupassen. Unser ms:one Workplace ist out-of-the-box korrekt vorkonfiguriert für eine rechtskonforme, digitale Archivierung.

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Die Entscheidung zwischen Cloud DMS und On-Premise hängt von den Bedürfnissen Ihres KMU ab. Cloud DMS bietet flexible Skalierbarkeit, einfache Wartung und globale Zugänglichkeit, während On-Premise mehr Kontrolle über Daten ermöglicht. Cloud DMS reduziert die IT-Kosten und ermöglicht schnelle Implementierung, während On-Premise die Datenhoheit betont. Für KMU ohne eigene IT-Abteilung und bestehende IT-Infrastruktur mit MS SQL Server empfehlen wir tendenziell eher ein Cloud DMS wie z.B. DocuWare. Dank dem professionellen Betrieb sind höchste Datensicherheit, 24/7 Performance und Sicherheitsmonitoring und georedundantes Backup bereits dabei. Eine individuelle Empfehlung auf Basis Ihrer Anforderungen evaluieren wir gerne in einem Gespräch mit Ihnen.

Im Geschäftsumfeld bezieht sich ECM auf Enterprise Content Management, während DMS für Dokumenten Management System steht. Der Hauptunterschied liegt in ihrem Umfang: ECM umfasst die strategische Verwaltung von Unternehmensinhalten über ihren gesamten Lebenszyklus, einschließlich Dokumenten. DMS hingegen konzentriert sich speziell auf die effiziente Organisation, Speicherung und Auffindbarkeit von Dokumenten. Während DMS ideal ist, um Ihre Dokumente zu ordnen, ermöglicht ECM eine umfassendere Steuerung Ihrer geschäftskritischen Informationen, was besonders für KMUs eine wertvolle strategische Investition sein kann.

"Die Kosten für eine DMS Software variieren und hängen von mehreren Faktoren ab, wie z.B. Grösse des KMU, gewünschten Funktionen, Anzahl Nutzerlizenzen, Art der Bereitstellung (Cloud vs. on-premise) und gewünschte Schnittstellen zu ERP-Systemen.

Abhängig von der Bereitstellung und Grösse Ihres Unternehmens kann zwischen 15 CHF und 70 CHF pro Mitarbeiter und Monat gerechnet werden. Wenn ein Mitarbeiter pro Monat also zwischen 15 Minuten und 70 Minuten Zeit spart, lohnt sich die Invesition in eine DMS Software bereits."

"Die Unterschiede zwischen DocuWare, ELO, Kendox und M-Files liegen in ihren individuellen Stärken und Funktionen im Bereich des Dokumentenmanagements. DocuWare zeichnet sich durch seine Benutzerfreundlichkeit und Workflow-Automatisierung aus. Die Software eignet sich vor allem für die Digitalisierung von klassischen Büroprozessen wie z.B. die Rechnungsverarbeitung oder für eine digitale Personalakte. ELO hingegen fokussiert sich vor allem auf das regulatorische Umfeld und Behörden, da es auch dort seinen Ursprung hat. Kendox konzentriert sich auf das Dokumenten-Management mit benutzerdefinierten Workflows und die Ablage von Dokumenten. M-Files hingegen brilliert mit intelligentem Informationsmanagement und die Digitalisierung von Dokumenten unabhängigen Prozessen sowie eine stark Kontext basierte Ansicht, was vor allem im Projekt-Management und in grösseren KMU zu Gute kommt.

Bei der Wahl zwischen diesen Lösungen sollten KMUs ihre spezifischen Anforderungen, wie Prozessautomatisierung, Integration in bestehende Systeme und Budget, berücksichtigen. Eine genaue Analyse Ihrer Geschäftsbedürfnisse wird Ihnen dabei helfen, die am besten geeignete DMS-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden."

Der Beginn eines DMS-Projekts erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Zuerst sollten Sie Ihre geschäftlichen Ziele, Herausforderungen und Anforderungen analysieren und festhalten. Wir unterstützen Sie gerne dabei. Dann wählen Sie eine DMS-Software aus, die diese Anforderungen auch langfristig erfüllt. Da Digitalisierung von Geschäftsprozesse und die Einführung einer DMS Software oftmals mehr ein Business Projekt ist und somit mit einem Change-Management verbunden ist, empfehlen wir in kleinen Schritten zu starten und den Fokus auf die Schulung und Begleitung zu legen. Dies fördert die Mitarbeiterakzeptanz und insgesamt den Erfolg von DMS- und Digitalisierungsprojekten.