Digitalisierung Treuhand

Die Digitalisierung ermöglicht die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Dazu gehören neben der  automatischen Verbuchung auch eine einfache, automatisierte Dokumentenablage, ein digitaler Posteingang und der automatische Dokumenten- und Informationsaustausch mit Kunden. Durch den Einsatz von Softwarelösungen können Prozesse beschleunigt und Fehler minimiert werden, was zu einer höheren Effizienz führt. Zudem erleichtert die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten den Informationsaustausch und reduziert den administrativen Aufwand.

Die Kosten variieren und sind von verschiedenen Faktoren abhängig. Dazu zählen beispielsweise die vorhandene digitale Affinität, die gewünschte Beratungs- und Begleitungsart sowie individuelle technische Anforderungen. Es empfiehlt sich zudem aus Kostenpunkten, Schritt für Schritt vorzugehen. Das spart meistens Gesamtaufwand. Für  Digitalisierungsprojekte im Bereich Dokumentenmanagement ist mit 10’000 bis 20’000 CHF zu rechnen.

Langfristig führen digitale Prozesse jedoch oft zu Kosteneinsparungen durch effizientere Abläufe und reduzierte Fehlerquoten. Eine sorgfältige Planung hilft, die Kosten im Rahmen zu halten.

Für Treuhänder sind insbesondere Buchhaltungssoftware mit Automatisierungsfunktionen, Dokumentenmanagementsysteme und sichere Kommunikationsplattformen für den Informationsaustausch mit Kunden bzw. Mandanten von Bedeutung. Wichtig ist, dass die gewählte Software den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entspricht und datenschutzkonform ist. Wir arbeiten z.B. erfolgreich mit M-Files im Bereich Dokumenten- und Aufgabenmanagement. Gerne beraten wir dich über passende Software Lösungen für dein Treuhandbüro.

Setze klare Ziele und Messgrössen (KPIs), wie z. B. Zeitersparnis bei der Steuer- oder Abschlusserstellung. Messe z.B. die Bearbeitungszeit von spezifischen Vorgängen oder die generelle Mitarbeiterproduktivität. Im Kontext des Kundenportals bzw. dem automatischen Dokumentenaustausch kann auch die Veränderung der Anzahl E-Mails und Anrufe gemessen werden.

Regelmäßige Analysen und Feedback von Mitarbeitenden und Mandanten geben Aufschluss über den Fortschritt. Anhand dieser Daten kannst du Anpassungen vornehmen und den Erfolg der Massnahmen bewerten.

Informiere deine Mandanten über die Vorteile digitaler Prozesse und biete Schulungen oder Anleitungen zur Nutzung neuer Tools an. Das können beispielsweise kurze Videoanleitungen oder auch Webinare sein, die du in regelmässigen Abständen durchführst. Wichtig ist es, deine Kunden bei der digitalen Transformation zu berücksichtigen und schrittweise vorzugehen. Binde nicht alle Kunden auf einmal in digitale Prozesse ein. Starte mit den digital affinen Kunden und sammle Erfahrungen.

Durch transparente Kommunikation und die Bereitstellung benutzerfreundlicher Plattformen erleichterst du den Übergang. Ein schrittweises Vorgehen und die Berücksichtigung individueller Bedürfnisse fördern die Akzeptanz.

Als weiteren Tipp kannst du dir auch überlegen, monetäre Vorteile anzubieten bzw. dein Geschäftsmodell an einer digitalen Zusammenarbeit auszurichten. Viele Treuhänder machen dies bereits (Google “Online Treuhänder”).

Mögliche Herausforderungen sind Widerstände im Team oder die Aneignung einer gewissen Affinität für digitale Technologien. Digitale Transformation ist mit Change Management verbunden - der Faktor Mensch und seine Arbeitsweisen sowie Gewohnheiten stehen im Mittelpunkt. Je höher die Flexibilität gegenüber Veränderungen ist, umso einfacher und schneller können Digitalisierungsprojekte umgesetzt werden. Eine klare Strategie, offene Kommunikation und die Einbindung aller Beteiligten sind entscheidend, um diese Hürden zu überwinden. Zudem sollte ausreichend Zeit für Schulungen und Anpassungen eingeplant werden.

Datenschutz und Datensicherheit sind essenziell. Stelle sicher, dass verwendete Softwarelösungen den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen und regelmäßige Updates erhalten. Implementiere Zugriffskontrollen und sichere Kommunikationswege, um sensible Informationen zu schützen. Dazu gehören z.B. sichere Authentifizierungsmechanismen wie 2-Faktor-Authentifizierung (MFA), sichere Passwörter, einen Passwort Manager und eine sichere, professionell gewartete Netzwerkumgebung.

Zudem sollten Mitarbeitende im Umgang mit digitalen Tools regelmässig geschult werden.

Start in die Digitalisierung deines Treuhandbüros ist eine Analyse deiner aktuellen Prozesse: Wo gibt es manuelle Arbeitsschritte, die Zeit und Ressourcen kosten?

Identifiziere die Bereiche, die durch digitale Tools optimiert werden können, wie automatisierte Buchhaltung, Dokumentenmanagement, Aufgabenmanagement oder Mandantenkommunikation. Danach wählst du eine passende Software-Lösung, die deinen Anforderungen entspricht, und planst die Einführung schrittweise. Wir empfehlen im Bereich Informationsmanagement 3 Schritte: 1. Einführung von einem modernen Dokumentenmanagement, 2. Prozesse und Aufgabenmanagement digitalisieren und zentralisieren und 3. Kundenkommunikation über das Treuhand Kundenportal automatisieren. Wichtig ist, dein Team frühzeitig einzubinden und durch Schulungen auf die neuen Prozesse vorzubereiten.