Ist SharePoint ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

In einer digitalisierten Arbeitswelt ist das Dokumentenmanagement ein Schlüsselfaktor für Effizienz, Transparenz und Sicherheit in Unternehmen. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in der Schweiz stellt sich die Frage: Welche Lösung ist die richtige? Microsoft SharePoint wird oft als potenzielles DMS genannt – aber ist es wirklich ein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem? In diesem Artikel klären wir, was ein DMS ausmacht, was SharePoint leisten kann und wo es an seine Grenzen stösst.

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Inhaltsverzeichnis

1. Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
2. Was ist SharePoint und wie wird es genutzt?
3. Wie kann ich SharePoint im KMU nutzen?
4. SharePoint vs. proprietäre DMS-Systeme
5. Vorteile und Herausforderungen von SharePoint als DMS
6. Fazit: SharePoint als DMS – eine sinnvolle Wahl für KMU?

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Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient als zentrale Plattform, um die gesamte Dokumentenverwaltung in einem Unternehmen zu organisieren. Dabei geht es nicht nur darum, Dateien zu speichern, sondern sie auch effizient zu verwalten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Zudem unterstützt das DMS in den meisten Fällen massgeblich bei der Digitalisierung der Geschäftsprozesse.

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Typische Funktionen eines DMS sind:

1. Digitalisierung des Posteingangs: Vereinfachte Erfassung und Verarbeitung von eingehender Post durch KI-gestützte Datenauslese.
2. Zentrale Dokumentenablage: Alle Dateien werden an einem Ort gespeichert und stehen den berechtigten Personen jederzeit zur Verfügung.
3. Versionierung: Änderungen an Dokumenten werden nachverfolgt, und frühere Versionen sind bei Bedarf wiederherstellbar.
4. Strukturierte Suche: Mithilfe von Metadaten, Tags und Volltextsuche lassen sich Dokumente schneller finden als in einer herkömmlichen Windows Explorer Struktur.
5. Automatisierte Workflows: Prozesse wie Freigaben und Benachrichtigungen werden automatisiert.
6. Compliance und Sicherheit: DMS-Systeme erfüllen strenge Datenschutz- und Aufbewahrungspflichten.

Ein gutes DMS optimiert somit nicht nur den Umgang mit Dokumenten, sondern minimiert Fehler, schafft rechtliche Sicherheit und digitalisiert bzw. automatisiert Geschäftsprozesse.

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Was ist SharePoint und wie wird es genutzt?

Microsoft SharePoint wurde ursprünglich als Plattform für Teamzusammenarbeit und Content-Management entwickelt. Es bietet Funktionen wie die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, die Erstellung von Intranets und die Verwaltung von Projekten. Aufgrund seiner Dokumentenverwaltungsfunktionen wird es oft als Alternative zu spezialisierten DMS-Lösungen wie DocuWare, M-Files oder d.velop genannt.

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Wichtige Funktionen von SharePoint im Dokumentenmanagement:

• Dokumentenbibliotheken: Strukturierte Ablage von Dateien mit der Möglichkeit, Metadaten zu nutzen.
• Versionierung: Alle Änderungen an Dokumenten werden protokolliert, frühere Versionen bleiben abrufbar.
• Berechtigungsmanagement: Zugriffskontrolle über Benutzer- und Gruppenzugriffsrechte.
• Integration: Nahtlose Verbindung mit Microsoft 365-Tools wie Teams, Outlook und Power Automate.

Diese Funktionen machen SharePoint zu einem vielseitigen Werkzeug – jedoch mit Einschränkungen im Vergleich zu spezialisierten DMS-Lösungen.

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Wie kann ich SharePoint im KMU nutzen?

SharePoint ist in den meisten Microsoft 365-Abonnements enthalten, was KMU erhebliche Kostenvorteile bietet. Bereits ab einem Basic-Abo für 5-6 CHF pro Monat erhalten Nutzer Zugriff auf SharePoint.

Der Zugriff erfolgt über den Webbrowser oder Microsoft Teams, und Dokumente können mittels der OneDrive-for-Business-App lokal synchronisiert werden. Dies hat den Vorteil, dass man bei Bedarf arbeiten kann, wie man es gewohnt ist: im Windows Explorer.

Um SharePoint optimal zu nutzen, empfiehlt es sich, ein durchdachtes Gruppenkonzept einzuführen. Hier kommen oft vorgefertigte Frameworks wie unsere SharePoint basierte Lösung "bs:one workplace" ins Spiel, die speziell für KMU entwickelt wurden und die Implementierung einer professionellen Dokumentenverwaltung für KMU erleichtern.

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SharePoint vs. proprietäre DMS-Systeme

Funktionsumfang im Vergleich

Spezialisierte DMS-Lösungen wie DocuWare und M-Files bieten in einigen Bereichen erweiterte Funktionen, die über die Standardfunktionen von SharePoint hinausgehen:

• Automatische Dokumentenerfassung: Papierdokumente können eingescannt und durchsuchbar gemacht werden.
• Integrierte KI: Automatisierte Verarbeitung und Analyse von Dokumenten.
• Revisionssicherheit: Schutz vor unbemerkten Änderungen oder Löschungen.
• Vordefinierte Workflows: Optimierte Vorlagen für Vertrags- oder Rechnungsmanagement.

SharePoint bietet diese Funktionen nicht standardmässig, sondern erfordert oft zusätzliche Konfigurationen und grösseres Know-How. In unserer SharePoint Lösung "bs:one workplace" sind die obenstehenden Funktionen ebenso grösstenteils verfügbar.

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Kosten und Skalierbarkeit

Ein entscheidender Vorteil von SharePoint ist die Kostenstruktur: Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, entstehen oft keine zusätzlichen Lizenzkosten. Spezialisierte DMS-Systeme hingegen sind mit separaten Kosten verbunden. Es ist jedoch ratsam, das gesamthafte Preis-Leistungs-Verhältnis auf Basis der tatsächlichen Anforderungen, der bereits vorhandenen Software-Lösungen und der Unternehmensstruktur und Branche zu erörtern.

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Usability und Anpassbarkeit

SharePoint punktet mit hoher Flexibilität. Die Plattform kann an individuelle Bedürfnisse angepasst werden, etwa über angepasste Seitenlayouts oder Workflows mit Power Automate. SharePoint ist eher als digitaler Arbeitsplatz in Form einer Webseite zu sehen als eine reine DMS-Software. Dies erfordert jedoch technisches Know-how, während proprietäre DMS-Lösungen eine festere, benutzerfreundlichere Struktur bieten.

DocuWare ud M-Files beispielsweise können inhaltlich stark individualisiert werden, die Oberfläche ist jedoch "starrer".

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Vorteile und Herausforderungen von SharePoint als DMS

Vorteile von SharePoint:

1. Kosteneffizienz: Keine zusätzlichen Lizenzkosten für Microsoft-365-Nutzer.
2. Nahtlose Integration: Perfekte Abstimmung mit Microsoft-Produkten.
3. Flexibilität: Anpassbar an individuelle Unternehmensanforderungen.
4. Einfache Zusammenarbeit: Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten.
5. Datenaustausch mit Externen: Standardmässige Optionen für den sicheren Austausch.

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Herausforderungen:

1. Begrenzte Spezialfunktionen: Fehlende native Funktionen wie z.B. OCR oder Suche mit umfangreichen Filtermöglichkeiten
2. Aufwändige Einrichtung: Erfordert technisches Know-how oder externe Partner.
3. Compliance-Herausforderungen: Nicht alle rechtlichen Anforderungen sind standardmässig abgedeckt bzw. erfordern Konfigurationsaufwand.

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Fazit: SharePoint als DMS – eine sinnvolle Wahl für KMU?

SharePoint bietet viele Funktionen, die es zu einer attraktiven Option für KMU machen, insbesondere bei bereits vorhandenen Microsoft-365-Lizenzen. Die Plattform eignet sich ideal für projektbasierte Unternehmen oder für die alltägliche Zusammenarbeit. Unternehmen mit hohen Anforderungen an Compliance oder automatisierte Prozesse im administrativen Umfeld sollten jedoch zusätzliche DMS-Lösungen in Betracht ziehen. Dazu zählen insbesondere Unternehmen in der Industrie, im Handel oder in der Immobilienverwaltung und im Bauwesen. Eine hybride Lösung – SharePoint für die Projektarbeit und ein spezialisiertes DMS für kritische Dokumente – kann eine ideale Strategie sein.

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